清华大学物业采购需把握采购文件编制关键环节-政府采购信息网

2023年2月16日，在政府采购信息报联合政府采购信息网举办的“政府采购20周年双庆典暨18届政府采购集采年会”物业采购论坛上，清华大学资产管理处计划办公室主任刘世弘分享了清华大学物业采购工作的20多年发展及对采购政策上的思考。

物业采购应做好项目采购需求管理

刘世弘认为，物业管理对高校有广义和狭义之分，同传统上校园后勤管理的概念相似，通常是指校园楼宇和生活小区的“保安秩序”“卫生清洁”“设施设备”“公共空间”等运维、养护等方面的服务。除公共能源管理和消费外，人力成本支出服务是物业管理与服务主要内容。

据介绍，清华大学楼宇的物业社会化管理和服务改革始于1999年，清华大学经管学院引入第一家专业化物业管理企业进行学院教学楼的物业服务；2002年，清华大学房地产管理牵头组织主楼区物业工作委管会成立，以《招标投标法》和北京市物业管理相关条例为基础，组织清华大学主楼区的楼宇物业服务企业招标工作。2012年，随着校园综合型新建楼宇的投入运行，楼宇物业服务从最初的保洁保安及接待服务，向全面楼宇管理升级，特别是强调对楼宇各类水、电、暖、楼宇监控等基础设施设备的运维服务，院系楼宇物业管理服务专业化提高，学校将物业服务招标采购纳入学校招标管理规定体制中，由房地产管理处（2015年7月改为资产管理处）归口采购管理。从服务保障百年校庆为起点，2010年校园物业服务企业15家，管理服务面积80多万㎡，到2022年校园物业服务企业25家，管理服务面积140多万㎡，企业服务合同人员接近2000人。学校5个住宅小区约100多万㎡的建筑全面实施社会化物业企业管理服务（包括主校区内的家属区）。专业化的物业企业在校园楼宇和社区后勤服务、服务百年校庆、新冠疫情校园防控等方面发挥基础性的保障作用。

刘世弘指出，物业采购应结合《政府采购需求管理办法》，依规做好项目的采购需求管理。采购文件编制和价格评审方法在采购评审中发挥重要的作用。采购评审因素主要是结合项目中人员的需求，进行评审量化设置；由于综合评审中价格评审要求使用最低价优先法，在预算紧张且服务标准较高时，经济部分的评审权重不能过高，以防止低价恶意竞争的情况。同时，物业采购中，价格评审不能采取工程采购中建立工程量清单及对经济报价清标的环节，采购文件中报价分项明细必须清晰且要落实到人员数量（岗位人数、工作时间、加班标准）、生产工具和机械设备配置标准等（如车辆数量、保安保洁器具数量等）内容上。在北京地区，从2019-2022年各区和乡镇政府采购的案例上分析，一般保洁与接待服务人员的人均成本弹性空间较大，保安、工程服务、中控值守人员的人均成本弹性较小，通常在服务标准确定的前提下，实现价廉物美物业采购，对重大项目必须有一定时间进行市场调研，或对采购供应商进行项目案例考察或组织资格预审，以保证大部分供应商资格能够被采购人接受。同时，采购人应下力量进行项目服务手册编制（或在已有案例中组织项目手册编制），以便形成项目服务标准和管理模板，为采购评审做好前期基础性工作。价廉选优或价廉匹配可能较易实现。

从住宅小区物业采购案例中获得启示

刘世弘介绍到，清华大学根据教育部关于高校住宅小区物业社会化改革的要求，2017年9月启动校本部校园内住宅小区的物业服务企业的采购，为校园内105栋5100多户教职工、31万平方米的住宅提供规范的社会化的物业管理服务。

主校区住宅物业管理服务区域平面示意图

学校在采购项目实施中重点抓好5个步骤：第一，组建物业自管会、采购领导小组、采购工作组；第二，启动小区物业服务标准的市场评估，明确采购标准；第三，在招标采购中，对投标报名的10多家供应商，采购工作组编制物业管理考察手册，对所有的供应商提交的典型住宅管理案例进行了现场考察，对项目经理管理能力、管理服务水平进行现场面试，向学校采购领导小组和物业自管会代表工作小组提交书面考察报告，对每个供应商的案例管理水平进行量化评估；第四，采购文件编制中的创新性探索；第五，后期合同管理。

在采购文件编制中也进行一定的创新性探索：采购文件从合同编制、需求描述、评审因素设置等角度聘请专业律师团队进行全面评估；设置供应商资格预审环节；设置经济标报价清标环节；技术部分实行暗标评审；在商务标评审中加入对人力成本价格的分析量化评价指标；信用评审中设置行政处罚扣分因素

此外，做好合同管理，积极进行绩效评价：成立物业管理小组，对供应商合同执行进行监督；建立采购人、物业自管会代表组、监管部门和供应商代表的沟通机制，评价合同执行效果；解决供应商在校园服务中实际困难，倡导供应商提供信息化服务平台，提高服务效率。

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